MIRZO ULUG‘BEK NOMIDAGI O‘ZBEKISTON MILLIY UNIVERSITETI JIZZAX FILIALI

I.Umumiy qoidalar:

Devonxona va arxiv bo‘limi filial strukturaviy tarkibida alohida bo‘lim sifatida faoliyat ko‘rsatadi va filial direktoriga to‘g‘ridan-to‘g‘ri bo‘ysinadi.

Devonxona va arxiv bo‘limi shtatlar jadvalida o‘zining strukturasiga, pog‘onama-pog‘ona bo‘ysinuvchi kadrlar va belgilangan vazifalarni bajaruvchi alohida shtatlarga egadir.

Bo‘limni boshqarish va bo‘limning ishi uchun javobgar shaxs bo‘lim mudiri hisoblanadi.

Bo‘lim ish yuritish uchun o‘zining burchak shtampi va yumoloq muhriga ega.

Bo‘lim filial strukturaviy tarkibida moddiy va ma’naviy jihatdan ma’sul sanaladi.

II. Bo'limning asosiy vazifalari:

Bo‘limning asosiy vazifalariga quyidagilar kiradi:

- Filialga O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti Devoni, Vazirlar Mahkamasi, Oliy va o‘rta maxsus ta’lim vazirligi, mahalliy hokimyat va boshqa tashkilotlardan kelgan xatlar, murojatlar va boshqa turdagi yozishma va hujjatlarni qabul qilish, elektron hujjat almashinuvi tizimiga kiritish, ro‘yxatdan o‘tkazish, bajaruvchi shaxslarga tarqatish, hamda nazorat olib borish uchun filial “monitoring va ichki nazorat” bo‘limiga axborot berish;

- Filial direktorining asosiy faoliyat, xizmat safariga oid buyruq va farmoyishlarini, ilmiy kengash qarorlarini ko‘paytirish, elektron hujjat almashinuvi tizimiga kiritish va tegishli bo‘lim, fakultet xamda kafedralarga yetkazilishini ta’minlash;

- Filial direktori buyrug‘i asosida xizmat safariga chiquvchi professor-o‘qituvchilar va ishchi-xodimlarni xizmat safari buyruqlarini rasmiylashtirish;

- Xizmat safari uchun kerakli xujjatlarni taqdim etish va qabul qilish;

- Xizmat safari xujjatlarini qonuniy tarzda hisobxonaga uzatish;

- Filialdan yuqori va boshqa o‘zaro ish olib boruvchi tashkilotlar uchun jo‘natiladigan buyruq, xat va boshqa ish qog‘ozlarini tayyorlash, ro‘yxatdan o‘tkazish va jo‘natish;

- Filial direktorining filial faoliyatiga tegishli bo‘lgan barcha farmoyishlarni ro‘yxatdan o‘tkazish, uni tegishli bo‘limlarga yetkazish;

- Fuqorolarning murojaatlarini bajarish bo‘yicha chora-tadbirlar va nazorat rejasini bajarishda filial Monitoring va ichki nazorat bo‘limi bilan birgalikda ish olib borish;

- Yig‘ma jildlar nomro‘yhatini (nomenklatura) tuzish, yig‘majildlarni shakllantirish;

- Yig‘majildlarni shakllantirish bu yig‘majildlar nomro‘yxatiga muvofiq yig‘majildlardagi bajarilgan hujjatlarni guruhlarga bo‘lish;

- Yig‘majildlarni shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish;

- Yig‘majildga nomro‘yxat bo‘yicha yig‘majild sarlavhalariga muvofiq faqat bajarilgan, to‘g‘ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni joylashtirish;

- Bitta masalaga taa’luqli barcha hujjatlarni birga joylashtirish, asosiy hujjatlar bilan birga ilovani joylashtirish;

- Yig‘majildda bir kalendar yilning hujjatlarini guruhlash;

- Yig‘majildda doimiy va vaqtinchalik saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash;

- Boshqaruv hujjatlarini yig‘majildlarda turlari bo‘yicha va unga taalluqli ilovalar bilan xronologiya bo‘yicha guruhlash;

- Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, nizomlar, yo‘riqnomalarni ilovalari va ko‘rsatib o‘tilgan hujjatlari bilan birgalikda guruhlash;

- Asosiy faoliyat va xizmat safari bo‘yicha buyruqlarni hamda farmoyishlarni alohida guruhlash;

- Yuqori turuvchi tashkilotlar topshiriqlari va ularning ijrosi bo‘yicha hujjatlarni institut faoliyatining yo‘nalishlari bo‘yicha yig‘majildlarga guruhlash;

- Filial va uning tasarrufidagi tarkibiy bo‘linmalari ishlarining masalalari bo‘yicha fuqorolarning takliflari, ariza va shikoyatlari, ularning ko‘rib chiqilishi hamda bajarilishi bo‘yicha barcha hujjatlarni fuqorolarning shaxsiy masalalari bo‘yicha arizalardan alohida ajratilgan holda guruhlash;

- Hujjatlarni ushbu yig‘majildlarga xronologik yoki alifbo tartibida joylashtirish.

III.Bo'limning huquqlari:

Filialning strukturaviy tarkibiga kiruvchi mustaqil bo‘lim sifatida quyidagi xuquqlarga egadir:

- Bo‘lim to‘g‘ridan-to‘g‘ri filial direktoriga bo‘ysinadi;

- Filial tomonidan chiqariladigan farmoyish, asosiy faoliyat va xizmat safari buyruqlari hamda boshqa hujjatlarni filial xuquqshunosining imzosisiz o‘tkazmaslik;

- Filial direktorining yoki shu sohaga ma’sul mansabdor shaxsning imzosisiz filialdan chiquvchi xujjat yoki xatlarni jo‘natmaslik;

- Qonuniy hujjatlashtirilmagan xizmat safari hisobotlari va varaqalarnini qabul qilmaslik;

- Respublika hukumati va maxalliy hokimiyat qarashiga to‘g‘ri kelmaydigan xat, hujjat yoki boshqa qog‘ozlarni tegishli ruxsatsiz ko‘paytirmaslik;

- Bo‘lim orqali o‘tuvchi qonuniy sanalmagan har qanday, xukumat va boshqa ish qog‘ozlarini rasmiylashtirmaslik.

IV. Nazorat qilish:

Bo‘limning asosiy nazorat etish faoliyati quyidagilardir:

- Filialga yuqori tashkilotlardan kelgan buyruq, farmoyish va boshqa hujjatlarning o‘z vaqtida bajarilishini nazorat etish:

- Xizmat safariga chiquvchilardan xizmat safari haqida hisobotlarni talab qilish:

- Filial direktorining farmoyishlarini bajarilishini, bajarish uchun ma’sul bo‘lgan shaxs bilan birgalikda nazorat etish:

- Filialdan boshqa tashkilotlarga va o‘quv yurtlariga chiqariladigan xat va boshqa hujjatlarning jo‘natilishini nazorat etish.